Địa chỉ: 1005 Trần Xuân Soạn p Tân Hưng Tp Hồ Chí Minh
Hotline: 0981139626
Địa chỉ: 1005 Trần Xuân Soạn p Tân Hưng Tp Hồ Chí Minh
Hotline: 0981139626
Quản lý hàng tồn kho là quá trình theo dõi và điều chỉnh lượng hàng để doanh nghiệp có đủ sản phẩm khi cần nhưng không giữ nhiều hơn mức hợp lý. Doanh nghiệp cần biết từng SKU còn bao nhiêu, nằm ở đâu, bán nhanh hay chậm, khi nào cần bổ sung và lô nào có nguy cơ tồn lâu.
Cùng tìm hiểu 7 bước vận hành, cách chọn công cụ phù hợp và những KPI cần theo dõi để doanh nghiệp hạn chế cả Overstock lẫn Stockout trong bài viết dưới đây.
Quy trình tốt bắt đầu từ dữ liệu SKU, đi qua dự báo và bổ sung hàng, rồi kết thúc bằng việc rà soát những mặt hàng bán chậm hoặc phát sinh ngoại lệ.
Doanh nghiệp cần chuẩn hóa SKU trước khi phân tích số lượng hoặc lập kế hoạch mua. Mỗi sản phẩm nên có một mã duy nhất để đội mua hàng, bán hàng, kế toán và kho cùng tham chiếu một đối tượng, tránh tình trạng cùng một mặt hàng nhưng xuất hiện dưới nhiều tên hoặc mã khác nhau.
Mỗi SKU nên có tối thiểu những dữ liệu sau:
Dữ liệu SKU càng nhất quán thì doanh nghiệp càng dễ xác định lượng tồn thực, tốc độ bán và thời điểm cần bổ sung. Với doanh nghiệp nhỏ, cách quản lý hàng tồn kho bằng Excel vẫn có thể phù hợp khi số mã ít và luồng giao dịch đơn giản; khi số SKU, đơn hàng hoặc địa điểm tăng, phần mềm quản lý giúp giảm thao tác lặp và đồng bộ dữ liệu nhanh hơn.
Doanh nghiệp có nhiều địa điểm cần gắn lượng hàng với từng Location thay vì chỉ lưu một con số tổng. Nếu doanh nghiệp thuê kho hoặc phân bổ hàng giữa nhiều chi nhánh, dữ liệu vị trí giúp đội vận hành biết nơi nào đang dư, nơi nào đang thiếu và có nên điều chuyển trước khi mua thêm.
Doanh nghiệp nên dự báo nhu cầu dựa trên dữ liệu bán hàng thay vì chỉ dựa vào cảm giác của người mua. Lịch sử bán, Seasonality, chương trình khuyến mại, xu hướng sản phẩm và kế hoạch kinh doanh giúp doanh nghiệp ước lượng nhu cầu trong kỳ tiếp theo.
Kế hoạch mua cần kết hợp Forecast với Lead Time của nhà cung cấp. Một SKU bán 20 đơn vị mỗi ngày nhưng mất 15 ngày để bổ sung cần mức dự trữ khác một SKU có thể nhận hàng sau hai ngày, vì thời gian cung ứng ảnh hưởng trực tiếp đến nguy cơ Stockout. Các biến động logistics hoặc độ ổn định của Supplier cũng cần được tính đến khi doanh nghiệp xác định lượng dự phòng.
Dự báo cần được cập nhật khi dữ liệu thực tế thay đổi thay vì giữ nguyên một con số cho cả năm. Doanh nghiệp nên so sánh Forecast với Sales Actual theo tuần hoặc tháng để phát hiện sớm xu hướng tăng, giảm và thay đổi theo mùa vụ.
Tìm hiểu thêm khái niệm hàng tồn kho và cách phân loại trước khi xây dựng quy trình quản lý.
Doanh nghiệp cần kiểm tra sản phẩm ngay khi tiếp nhận để dữ liệu hệ thống phản ánh đúng hàng thực tế. Nhân viên nên đối chiếu SKU, số lượng, tình trạng, Lot, hạn sử dụng và chứng từ trước khi hoàn tất nhập kho.
Quy trình nhận hàng nên ghi nhận chênh lệch ngay tại thời điểm phát sinh thay vì sửa dữ liệu vào cuối kỳ. Nếu hệ thống ghi 100 sản phẩm nhưng thực tế chỉ nhận 96, mọi quyết định mua lại, bán hàng và phân bổ phía sau đều có thể sai nếu doanh nghiệp không xử lý bốn đơn vị chênh lệch.
Sản phẩm có Lot/Batch hoặc Expiration Date cần được ghi nhận theo từng lô thay vì gộp thành một số lượng chung. Dữ liệu này giúp doanh nghiệp truy vết hàng, ưu tiên lô cần xuất trước và nhận diện sản phẩm đang tiến gần thời điểm hết hạn.
Doanh nghiệp nên thiết lập Safety Stock và Reorder Point để biết khi nào cần đặt hàng trước khi lượng tồn giảm về 0. Safety Stock tạo một lượng đệm trước biến động của nhu cầu hoặc nguồn cung, còn Reorder Point xác định mức tồn kích hoạt quyết định bổ sung. IBM lưu ý rằng mức dự phòng quá ít làm tăng nguy cơ thiếu hàng, trong khi mức quá cao làm tăng Carrying Cost.
Công thức đơn giản để hiểu Reorder Point là:
ROP = Nhu cầu trong Lead Time + Safety Stock
Một SKU có thể xác định ROP bằng nhu cầu dự kiến trong thời gian chờ hàng cộng với lượng dự phòng cần thiết. Ví dụ, một sản phẩm bán trung bình 10 đơn vị mỗi ngày, có Lead Time 7 ngày và cần 30 đơn vị dự phòng sẽ có ROP khoảng 100 đơn vị. Khi Available Inventory giảm về ngưỡng này, doanh nghiệp cần xem xét tạo đơn mua mới để hàng bổ sung đến trước khi lượng hiện có cạn. Oracle NetSuite cũng sử dụng nhu cầu trong Lead Time kết hợp Safety Stock để xác định Reorder Point.
Safety Stock không nên trở thành một mức cố định cho mọi SKU. Doanh nghiệp cần điều chỉnh lượng đệm theo Demand Variability, Lead Time, độ ổn định của Supplier, mức độ quan trọng của sản phẩm và Service Level mà doanh nghiệp muốn duy trì. IBM cũng chỉ ra rằng không có một công thức Safety Stock duy nhất phù hợp cho mọi trường hợp.
Xem thêm các nguyên nhân hàng tồn kho tăng để xác định điểm cần cải thiện trong vận hành.
Doanh nghiệp nên chọn thứ tự xuất hàng dựa trên đặc tính sản phẩm thay vì áp dụng một nguyên tắc cho toàn bộ kho. FIFO ưu tiên lô vào trước, còn FEFO ưu tiên lô có ngày hết hạn gần hơn.
FIFO phù hợp với nhiều mặt hàng thông thường, thời trang theo mùa hoặc sản phẩm có nguy cơ lỗi thời theo thời gian. Cách này giúp lô cũ không bị hàng mới che phía trước và giảm nguy cơ sản phẩm nằm quá lâu.
FEFO phù hợp hơn với mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, thực phẩm và các mặt hàng có Expiration Date. Ví dụ, lô A được nhận trước nhưng hết hạn vào tháng 12, còn lô B được nhận sau nhưng hết hạn vào tháng 9; FEFO sẽ ưu tiên lô B để giảm nguy cơ hàng hết hạn. Sapo cũng phân biệt FIFO và FEFO dựa trên thời điểm đưa hàng vào kho và thời điểm hết hạn của sản phẩm.
Cách bố trí vật lý phải hỗ trợ nguyên tắc xuất hàng mà doanh nghiệp lựa chọn. Nhãn Lot, Expiry và Location cần dễ nhìn để nhân viên lấy đúng lô thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ.
Doanh nghiệp nên kiểm kê định kỳ để phát hiện chênh lệch giữa số liệu ghi nhận và hàng thực tế. Physical Count cho phép kiểm toàn bộ kho tại một thời điểm, còn Cycle Counting chia hàng thành các nhóm nhỏ và kiểm theo lịch trong suốt kỳ.
Cycle Counting phù hợp khi doanh nghiệp có nhiều SKU và không muốn dừng toàn bộ hoạt động để kiểm kho. Nhóm A có giá trị hoặc rủi ro cao có thể được kiểm thường xuyên hơn nhóm B hoặc C, qua đó giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào sản phẩm có ảnh hưởng lớn hơn.
Công nghệ có thể hỗ trợ Barcode, RFID hoặc cập nhật giao dịch theo thời gian thực, nhưng công cụ không thay thế một quy trình ghi nhận rõ ràng. IBM cho biết Barcode và RFID có thể tăng khả năng theo dõi và Inventory Visibility, nhưng doanh nghiệp vẫn cần dữ liệu chuẩn để hệ thống tạo ra kết quả đáng tin cậy.
Inventory Accuracy cần được theo dõi sau mỗi kỳ kiểm kê để biết dữ liệu hệ thống có phản ánh thực tế hay không. Shopify xác định độ chính xác của dữ liệu tồn là nền tảng quan trọng cho Demand Forecasting và việc hạn chế tình trạng thiếu hàng.
Doanh nghiệp cần phân tích Inventory Aging để biết SKU nào đang nằm lâu thay vì chỉ nhìn tổng số lượng còn lại. Một kho có thể giữ đúng 5.000 sản phẩm theo hệ thống nhưng vẫn gặp vấn đề nếu 1.500 sản phẩm đã không phát sinh giao dịch trong nhiều tháng.
Aging nên được phân tích cùng Inventory Turnover, Sell-through Rate, lần bán gần nhất, Expiration Date và Forecast sắp tới. Doanh nghiệp có thể chia tuổi hàng thành các nhóm như 0–30 ngày, 31–60 ngày, 61–90 ngày hoặc trên 180 ngày, nhưng các mốc này chỉ nên dùng làm khung nội bộ vì vòng đời phù hợp khác nhau giữa mỹ phẩm, thời trang, thực phẩm và điện máy.
Ngoại lệ cần dẫn đến một hành động cụ thể thay vì chỉ xuất hiện trong báo cáo. Doanh nghiệp có thể:
Khám phá thêm cách xử lý hàng cận date để giảm rủi ro tồn kho lâu ngày.
Doanh nghiệp nên chọn công cụ theo vấn đề cần giải quyết thay vì cố áp dụng tất cả cùng một lúc.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mỗi mô hình quản lý tồn kho cần kết hợp một số công cụ ở mức vừa đủ thay vì coi một phương pháp là giải pháp duy nhất. Một doanh nghiệp bán thực phẩm có thể kết hợp ABC để ưu tiên SKU, FEFO để kiểm soát hạn dùng, ROP để bổ sung đúng lúc và Cycle Count để duy trì dữ liệu chính xác.
Doanh nghiệp nên lựa chọn công cụ dựa trên rủi ro lớn nhất mà từng nhóm sản phẩm đang gặp. Nếu hàng thường xuyên hết trước khi lô mới về, doanh nghiệp cần xem lại Safety Stock và ROP; nếu sản phẩm có hạn dùng, FEFO cần được ưu tiên; nếu kho có hàng nghìn mã nhưng đội kiểm soát hạn chế, ABC và Cycle Count giúp phân bổ nguồn lực hợp lý hơn.
KPI giúp doanh nghiệp biết lượng hàng đang thực sự cân bằng hay chỉ đang khớp về số lượng trên hệ thống.
Inventory Turnover cho biết COGS trong kỳ lớn gấp bao nhiêu lần Average Inventory. Công thức phổ biến là:
Inventory Turnover = COGS / Average Inventory
Chỉ số này giúp doanh nghiệp nhận biết hàng đang luân chuyển nhanh hay chậm ở cấp tổng thể. Shopify cũng sử dụng COGS chia Average Inventory khi trình bày Inventory Turnover trong báo cáo hàng năm 2026.
DIO cho biết lượng tồn bình quân tương đương bao nhiêu ngày COGS. Công thức phổ biến là:
DIO = Average Inventory / COGS × Số ngày trong kỳ
Người quản lý thường dễ hình dung 60 ngày tồn hơn một tỷ lệ 6 vòng, nhưng cả hai chỉ số đều cần được đọc trong bối cảnh của sản phẩm.
Inventory Turnover và DIO cần được so sánh với ngành, mùa vụ và Lead Time thay vì dùng một mốc cố định. Shopify lưu ý rằng tốc độ quay cao có thể đi cùng nguy cơ Stockout khi doanh nghiệp không bổ sung đủ nhanh, còn tỷ lệ thấp có thể phản ánh lượng vốn đang bị giữ trong Slow-moving Stock.
Inventory Aging cho biết từng SKU hoặc từng lô đã nằm trong doanh nghiệp bao lâu. Chỉ số này giúp đội vận hành tìm chính xác mặt hàng đang cũ đi thay vì chỉ biết tốc độ bình quân của toàn bộ kho.
Sell-through Rate cho biết tỷ lệ lượng hàng đã bán so với lượng doanh nghiệp nhận trong một khoảng thời gian. Công thức thường dùng là:
Sell-through Rate = Units Sold / Units Received × 100%
Tỷ lệ thấp có thể gợi ý nhu cầu yếu, kế hoạch mua quá lớn hoặc sản phẩm chưa đạt kỳ vọng.
Inventory Aging và Sell-through Rate nên được xem cùng nhau để phân biệt hàng mới chưa đủ thời gian bán với hàng đã nằm lâu nhưng vẫn tiêu thụ kém. Các báo cáo của Shopify sử dụng Sell-through, Inventory Turnover và dữ liệu tồn theo thời gian để hỗ trợ quyết định mua, điều chuyển và giảm lượng hàng chậm.
Inventory Accuracy cho biết dữ liệu ghi nhận khớp với số lượng thực tế ở mức nào. Chỉ số thấp cho thấy doanh nghiệp cần kiểm tra quy trình nhận hàng, xuất hàng, hoàn trả, điều chỉnh số lượng hoặc kiểm kê.
Stockout Rate cho biết tần suất khách hàng không thể mua sản phẩm vì mặt hàng đã hết. Tỷ lệ này giúp doanh nghiệp phát hiện Forecast, Reorder Point, Lead Time hoặc Safety Stock chưa phù hợp với nhu cầu thực tế.
Inventory Accuracy và Stockout Rate cần được đọc cùng nhau vì số lượng trên hệ thống không phải lúc nào cũng phản ánh khả năng đáp ứng khách hàng. Shopify xem Stockout Rate, Product Availability và Inventory Turnover là những chỉ số bổ sung cho nhau khi doanh nghiệp đánh giá hiệu quả cung ứng sản phẩm.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp kiểm soát đồng thời dữ liệu SKU, nhu cầu, thời gian cung ứng, mức dự phòng, tuổi hàng và độ chính xác thực tế. Một hệ thống tốt không cố giảm lượng hàng xuống thấp nhất mà giúp doanh nghiệp có đủ sản phẩm để bán, hạn chế Stockout và phát hiện Excess Inventory trước khi hàng tiếp tục mất giá trị.
Doanh nghiệp có lô hàng số lượng lớn không còn phù hợp với kế hoạch kinh doanh có thể cân nhắc https://thumuahangtonkho.com.vn/ như một phương án xử lý. Việc đánh giá và xử lý sớm giúp doanh nghiệp tăng khả năng thu hồi giá trị thay vì tiếp tục giữ hàng đến khi sản phẩm lỗi thời, cận hạn hoặc khó tiêu thụ hơn
