Cách xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng đúng quy định 2026

Doanh nghiệp cần xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng bằng cách ngừng bán, cách ly, kiểm kê và lựa chọn phương án phù hợp với từng loại hàng. Doanh nghiệp đồng thời phải lưu hồ sơ thực hiện và ghi nhận kế toán, thuế theo nghiệp vụ thực tế.

Nội dung được đối chiếu với các nguồn pháp lý tại Việt Nam đến ngày 12/10/2026. Quy trình nội bộ dưới đây là hướng dẫn quản trị; yêu cầu thu hồi, báo cáo và xử lý cụ thể phụ thuộc nhóm sản phẩm.

Phát hiện hàng hết hạn sử dụng cần làm gì ngay?

Doanh nghiệp cần chặn việc bán và sử dụng lô hàng trước khi kiểm kê hoặc quyết định phương án xử lý. Người quản lý cần chuyển lô hàng sang trạng thái chờ xử lý ngay khi xác nhận sản phẩm đã hết hạn. Nhân viên kho nên thực hiện những việc sau:

• Nhân viên bán hàng dừng nhận đơn đối với lô đã hết hạn.
• Người phụ trách hệ thống khóa xuất bán và xuất nguyên liệu cho sản xuất đối với lô đó.
• Thủ kho chuyển hàng đến khu vực riêng và gắn nhãn “Hết hạn - chờ xử lý”.
• Quản lý thông báo tình trạng cho bộ phận mua hàng, bán hàng và kế toán.
• Nhân viên giữ lại dữ liệu nhập, xuất và hình ảnh nhãn hạn dùng để đối chiếu.

Kho cần cách ly theo từng lô, vì cùng một mã sản phẩm có thể chứa cả hàng còn hạn và hàng hết hạn. Doanh nghiệp không nên khóa hoặc xóa toàn bộ mã hàng khi chỉ một lô có vấn đề.

Xem thêm hàng cận date là gì để chủ động xử lý hàng trước khi chuyển sang trạng thái hết hạn.

Chọn phương án xử lý phù hợp với lô hàng

Doanh nghiệp cần lựa chọn cách xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng dựa trên loại sản phẩm, điều kiện hợp đồng và quy định chuyên ngành.

Trả nhà cung cấp nếu có thỏa thuận tiếp nhận

Doanh nghiệp có thể làm việc với nhà cung cấp về việc nhận lại hàng khi hợp đồng hoặc thỏa thuận xử lý cho phép. Bộ phận mua hàng cần kiểm tra thời hạn đổi trả, trách nhiệm vận chuyển và cách đối chiếu công nợ.

Biên bản bàn giao cần thể hiện rõ tên sản phẩm, số lô, hạn dùng, số lượng và tình trạng. Các bên cũng nên xác định trách nhiệm xử lý sau khi nhận lại; việc trả hàng không làm sản phẩm được phép bán trở lại.

Chuyển mục đích sử dụng hoặc tái xuất khi đáp ứng điều kiện

Doanh nghiệp chỉ nên lựa chọn chuyển mục đích hoặc tái xuất sau khi xác định phương án đáp ứng quy định áp dụng. Với thực phẩm thuộc phạm vi Bộ Y tế quản lý, Thông tư 23/2018/TT-BYT phân biệt chuyển mục đích, tái xuất và tiêu hủy sau thu hồi.

Đơn vị tiếp nhận phải đáp ứng yêu cầu của mục đích mới, vì hàng không dùng được làm thực phẩm chưa chắc phù hợp làm thức ăn chăn nuôi hoặc nguyên liệu khác. Doanh nghiệp cũng không được tự dùng nguyên liệu thực phẩm quá hạn để chế biến sản phẩm thực phẩm mới.

Tiêu hủy khi không có phương án sử dụng hợp pháp, phù hợp

Doanh nghiệp cần xem xét tiêu hủy khi lô hàng không có hướng sử dụng hợp pháp và phù hợp. Người phụ trách phải xác định tính chất chất thải trước khi lựa chọn bên tiếp nhận và phương pháp xử lý.

Chất thải cần được phân loại theo thành phần và đặc tính, vì không phải mọi hàng hết hạn đều là chất thải nguy hại. Doanh nghiệp nên kiểm tra năng lực và giấy phép môi trường tương ứng của đơn vị xử lý, thay vì tự chọn cách đốt, chôn hoặc đổ bỏ.

Tham khảo thêm quy trình thu mua hàng tồn kho để hiểu trường hợp nào lô hàng còn có thể được tiếp nhận.

Quy trình xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể tổ chức công việc theo năm bước dưới đây sau khi đã ngừng bán và cách ly hàng.

Bước 1: Kiểm kê số lượng, số lô, hạn dùng và giá trị

Nhân viên kho cần kiểm đếm thực tế và lập bảng kê riêng cho từng lô cần xử lý. Kế toán đối chiếu số lượng với chứng từ, dữ liệu nhập xuất và giá trị trên sổ.

Doanh nghiệp chưa theo dõi theo lô cần đối chiếu nhãn, phiếu nhập và chứng từ còn lưu để xác minh hiện trạng. Người lập biên bản phải ghi rõ phần thông tin thiếu; nhân viên không được tự tạo số lô hoặc chứng từ để làm hồ sơ có vẻ đầy đủ.

Bước 2: Kiểm tra lượng hàng đã phân phối và yêu cầu thu hồi

Bộ phận bán hàng cần xác định lô có vấn đề đã nằm ở đâu ngoài kho của doanh nghiệp. Danh sách nên tách lượng còn tại kho, đã chuyển đại lý và đã giao khách.

Thực phẩm hết hạn vẫn được bán trên thị trường thuộc trường hợp phải thu hồi theo Điều 55 Luật An toàn thực phẩm. Doanh nghiệp cần kiểm tra nghĩa vụ truy xuất, thông báo và báo cáo theo sản phẩm cụ thể, thay vì chỉ hủy lượng còn trong kho.

Bước 3: Phê duyệt phương án và chuẩn bị hồ sơ thực hiện

Người có thẩm quyền cần phê duyệt phương án dựa trên kết quả kiểm kê và đánh giá. Quyết định nên xác định người thực hiện, thời gian, địa điểm và trách nhiệm của từng bộ phận.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ Hội đồng xử lý theo yêu cầu áp dụng, đồng thời phân công kho kiểm soát số lượng và kế toán đối chiếu giá trị. Người phụ trách không nên mặc định một số lượng thành viên Hội đồng chung cho mọi loại hàng, vì quy định chuyên ngành có thể khác nhau.

Khám phá thêm khi nào nên thanh lý hàng tồn kho để giảm nguy cơ phát sinh hàng quá hạn.

Bước 4: Bàn giao, thực hiện và xác nhận kết quả xử lý

Doanh nghiệp thuê bên ngoài cần thống nhất phương án, địa điểm, chi phí và chứng từ trong hợp đồng. Người bàn giao đối chiếu tên hàng, số lượng hoặc khối lượng thực tế với danh sách đã duyệt.

Biên bản thực hiện cần ghi nhận lượng đã xử lý và người xác nhận để doanh nghiệp đối chiếu kết quả. Hình ảnh hoặc video hỗ trợ kiểm tra quá trình, nhưng những tài liệu này không thay thế các biên bản và chứng từ cần thiết.

Bước 5: Cập nhật hệ thống kho và lưu hồ sơ

Kho và kế toán cần cập nhật số liệu theo nghiệp vụ đã thực hiện, như trả hàng hoặc tiêu hủy. Trạng thái “chờ xử lý” giúp chặn xuất bán; trạng thái này không tự chứng minh doanh nghiệp đã hoàn thành tiêu hủy.

Doanh nghiệp có nhiều lô cùng mã phải xử lý riêng từng lô để tránh ghi giảm nhầm hàng còn hạn. Chẳng hạn, trong tình huống giả định có 100 hộp đã hết hạn và 200 hộp còn hạn, nhân viên chỉ đưa 100 hộp vào danh sách hàng hết hạn; bộ phận phụ trách tiếp tục đánh giá 200 hộp theo chất lượng và điều kiện lưu thông thực tế.

Hồ sơ xử lý hàng hết hạn cần những gì?

Hồ sơ xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng cần chứng minh hiện trạng, quyết định và kết quả thực hiện, đồng thời đáp ứng yêu cầu thuế và chuyên ngành liên quan.

Hồ sơ quyết định và chứng minh việc xử lý

Doanh nghiệp cần đối chiếu điểm g khoản 9 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC khi chuẩn bị hồ sơ chi phí hủy hàng. Quy định này nêu các thành phần sau:

• Người có thẩm quyền ban hành quyết định hủy hàng.
• Doanh nghiệp lập biên bản kiểm kê giá trị, ghi nguyên nhân, chủng loại, số lượng, giá trị và phương án; đại diện hợp pháp xác nhận, ký và chịu trách nhiệm.
• Doanh nghiệp ban hành quyết định thành lập Hội đồng xử lý việc tiêu hủy.
• Hội đồng ban hành quyết định xử lý.

Doanh nghiệp nên bổ sung chứng từ thực hiện phù hợp với nghiệp vụ để đối chiếu kết quả. Hồ sơ thường cần xem xét thêm hợp đồng dịch vụ, biên bản bàn giao, biên bản tiêu hủy, hóa đơn, chứng từ thanh toán và tài liệu bồi thường nếu có.

Hồ sơ chuyên ngành và báo cáo nếu phát sinh

Doanh nghiệp cần kiểm tra hồ sơ chuyên ngành riêng, vì hồ sơ thuế không thay thế yêu cầu thu hồi hoặc môi trường. Thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm và hóa chất có thể phát sinh thủ tục khác nhau.

Đối với sản phẩm xử lý sau thu hồi thuộc Thông tư 23/2018/TT-BYT, chủ sản phẩm phải báo cáo việc tiêu hủy trong năm ngày làm việc sau khi hoàn thành, kèm biên bản theo quy định. Doanh nghiệp chỉ áp dụng mốc này sau khi xác định đúng phạm vi văn bản; doanh nghiệp không nên dùng thời hạn đó cho mọi loại hàng.

Doanh nghiệp cần xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng theo tình trạng thật, phương án phù hợp và hồ sơ đầy đủ. Nếu kho vẫn còn hàng chưa hết hạn cần thanh lý, bạn có thể liên hệ ThuMuaHangTonKho.com.vn qua Hotline/Zalo 0981.139.626 và gửi tên hàng, số lượng, hạn dùng, hình ảnh cùng địa điểm kho để đơn vị xem xét điều kiện thu mua.