Quy trình thu mua hàng tồn kho nhanh chóng với 7 bước

Quy trình thu mua hàng tồn kho gồm bảy bước: tiếp nhận thông tin, kiểm tra thực tế, báo giá, ký hợp đồng, thanh toán, bàn giao và hoàn thiện hồ sơ. Doanh nghiệp cần xác nhận số lượng, tình trạng hàng, tổng tiền và trách nhiệm của mỗi bên trước khi chuyển hàng.

Trình tự thực hiện có thể thay đổi theo loại hàng, quy mô và điều kiện giao dịch. Các bước dưới đây là hướng dẫn tham khảo cho việc mua bán hàng hóa thông thường, không phải quy trình bắt buộc áp dụng nguyên trạng cho mọi trường hợp.

Bước 1: Gửi thông tin và xác nhận điều kiện thu mua

Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin lô hàng để đơn vị thu mua đánh giá khả năng tiếp nhận. Thông tin đầy đủ giúp quy trình thu mua hàng tồn kho bắt đầu thuận lợi và giảm thời gian trao đổi lại. Người phụ trách nên chuẩn bị:

• Danh mục hàng: Tên sản phẩm, thương hiệu và mã hàng hoặc SKU.
• Số lượng: Số chiếc, hộp, thùng hoặc bộ, kèm quy cách đóng gói.
• Tình trạng: Hàng mới, hàng trưng bày, lỗi bao bì hoặc thiếu phụ kiện.
• Thông tin nhận diện: Số lô, hạn sử dụng hoặc số sê-ri khi phù hợp.
• Hình ảnh: Ảnh tổng kho và ảnh chi tiết sản phẩm, nhãn, bao bì.
• Nguồn gốc: Chứng từ hiện có của lô hàng.
• Địa điểm: Vị trí kho, điều kiện tiếp cận và lịch có thể giao hàng.

Số lượng cần đi cùng quy cách để bên mua hiểu đúng quy mô. Chẳng hạn, thông tin “100 thùng” chưa đủ nếu các thùng chứa số sản phẩm khác nhau.

Điều kiện tiếp nhận quyết định doanh nghiệp có thể tiếp tục làm việc với đơn vị thu mua hay không. Doanh nghiệp nên gửi thông tin cụ thể để xác nhận phạm vi tiếp nhận, vì website chưa công bố ngưỡng số lượng tối thiểu.

Người liên hệ cần xác định người có quyền quyết định bán và người hỗ trợ kiểm hàng. Việc đơn vị nhận thông tin hoặc hẹn khảo sát chưa đồng nghĩa với cam kết mua toàn bộ lô.

Xem thêm danh sách đơn vị thu mua hàng tồn kho HCM để tham khảo khi cần tìm bên tiếp nhận phù hợp.

Bước 2: Khảo sát, kiểm kê và kiểm tra hàng thực tế

Hai bên cần kiểm tra hàng thực tế để xác nhận số lượng và tình trạng trước khi chốt giao dịch. Khâu khảo sát trong quy trình thu mua hàng tồn kho giúp đối chiếu bảng kê với sản phẩm tại kho. Doanh nghiệp nên phân loại hàng trước, bố trí người phụ trách và thống nhất phạm vi kiểm tra.

Bảng kê rõ ràng giúp hai bên hạn chế nhầm lẫn giữa các nhóm hàng. Doanh nghiệp có thể sử dụng cấu trúc sau:

Việc kiểm kê xác nhận có bao nhiêu hàng, còn việc kiểm tra chất lượng đánh giá tình trạng sản phẩm. Mỹ phẩm cần được kiểm tra niêm phong, hạn dùng và bao bì; hàng điện máy cần được kiểm tra hoạt động, model và phụ kiện. Thực phẩm đóng gói cần được đối chiếu thêm điều kiện bảo quản.

Phạm vi kiểm tra cần được thống nhất trước khi mở kiện hoặc thử sản phẩm. Nếu hai bên chọn lấy mẫu, biên bản nên ghi cách chọn và giới hạn kiểm tra; kết quả của một mẫu không tự chứng minh toàn bộ lô đều đạt yêu cầu.

Chênh lệch phải được ghi nhận ngay khi phát hiện. Hai bên nên tách hàng thiếu, thừa, khác mô tả hoặc không phù hợp tiếp nhận để tránh tính nhầm vào giá trị giao dịch.

Tham khảo thêm cách định giá hàng tồn kho để chuẩn bị thông tin trước khi nhận báo giá thu mua.

Bước 3: Nhận báo giá và thống nhất phạm vi thu mua

Bên mua đưa ra báo giá dựa trên tình trạng lô hàng và điều kiện tiếp nhận đã kiểm tra. Báo giá trong quy trình thu mua hàng tồn kho cần phân biệt mức sơ bộ với mức đã chốt. Giá ban đầu có thể dựa trên ảnh và bảng kê, còn giá cuối cùng phụ thuộc nội dung hai bên xác nhận sau kiểm tra.

Giá thu mua chịu ảnh hưởng của chất lượng, hạn dùng, mẫu mã, số lượng và khả năng tiêu thụ. Chứng từ, phụ kiện, chi phí phân loại và vận chuyển cũng có thể ảnh hưởng phương án. Lô hàng lớn không mặc nhiên có đơn giá cao hơn, vì bên mua còn phải tính vốn và thời gian phân phối.

Phạm vi mua cần được ghi rõ trước khi doanh nghiệp đồng ý báo giá. Hai bên phải xác nhận bên mua nhận toàn bộ hay chọn một phần, tính giá từng sản phẩm hay trọn lô và loại những mặt hàng nào.

Tổng tiền thực nhận giúp doanh nghiệp so sánh các phương án chính xác hơn. Ví dụ giả định, báo giá 50 triệu đồng nhưng người bán chịu 3 triệu đồng vận chuyển sẽ khác báo giá 49 triệu đồng đã bao gồm khoản này. Doanh nghiệp cần so sánh cùng phạm vi hàng và điều kiện thuế.

Hiệu lực báo giá giúp hai bên biết mức giá được giữ đến thời điểm nào. Báo giá cũng nên nêu căn cứ điều chỉnh nếu số lượng hoặc tình trạng thực tế khác thông tin đã thống nhất.

Lưu ý thêm cách xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng đối với các lô hàng không còn đủ điều kiện lưu thông.

Bước 4: Thỏa thuận và ký hợp đồng mua bán

Hợp đồng giúp hai bên xác định hàng được mua, giá trị giao dịch và trách nhiệm thực hiện. Hồ sơ thỏa thuận trong quy trình thu mua hàng tồn kho nên đi kèm danh mục hàng đủ rõ để đối chiếu. Hai bên cần ghi tên hàng, quy cách, số lượng, tình trạng và lỗi đã công khai trong phụ lục.

Nội dung hợp đồng nên xác nhận:

• Thông tin các bên và thẩm quyền người ký.
• Đơn giá, tổng tiền và cách xác định thuế.
• Phương thức, tiến độ và điều kiện thanh toán.
• Lịch giao nhận, trách nhiệm bốc xếp và vận chuyển.
• Cách xử lý thiếu hàng, khác mô tả hoặc hàng không phù hợp.
• Thời điểm chuyển quyền sở hữu và trách nhiệm khi hàng mất, hỏng.

Hợp đồng bằng văn bản hỗ trợ giao dịch theo lô có bằng chứng rõ ràng. Tuy nhiên, Điều 24 Luật Thương mại công nhận nhiều hình thức giao kết, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản; người viết và doanh nghiệp không nên mặc định mọi giao dịch đều bắt buộc hợp đồng giấy.

Thỏa thuận “mua theo hiện trạng” cần mô tả hiện trạng cụ thể. Cách ghi này không biến hàng không đủ điều kiện lưu thông thành hàng hợp pháp.

Bước 5: Thanh toán theo thỏa thuận

Bên mua cần thực hiện thanh toán theo số tiền, phương thức và tiến độ hai bên đã thống nhất. Mốc thanh toán phải được xác nhận trước khi doanh nghiệp chuyển hàng. Hai bên có thể thỏa thuận trả một lần, theo đợt hoặc đồng thời với bàn giao; không có tỷ lệ đặt cọc chung áp dụng cho mọi đơn vị.

Xác nhận tiền thực nhận giúp người bán kiểm soát việc thanh toán. Với chuyển khoản, doanh nghiệp nên kiểm tra tài khoản nhận thay vì chỉ dựa vào ảnh giao dịch. Với tiền mặt, người giao và người nhận cần ghi nhận số tiền bằng chứng từ phù hợp.

Bước 6: Bàn giao, bốc xếp và vận chuyển hàng

Hai bên cần xác nhận đúng hàng, đúng số lượng và tình trạng trước khi chuyển lô hàng khỏi kho. Biên bản bàn giao trong quy trình thu mua hàng tồn kho giúp ghi nhận những gì bên mua đã nhận. Nội dung nên có thời gian, địa điểm, người giao nhận, danh mục, số lượng thực giao và tài liệu đi kèm.

Hàng khác thỏa thuận cần được xử lý trước khi hoàn tất xác nhận. Hai bên nên ghi riêng phần thiếu, thừa hoặc loại khỏi giao dịch và thống nhất ảnh hưởng đến tổng tiền.

Phương án vận chuyển cần xác định người phụ trách, phương tiện và chi phí. Hàng dễ vỡ cần cách đóng gói phù hợp; hàng có yêu cầu nhiệt độ cần duy trì điều kiện bảo quản trong quá trình bốc xếp và di chuyển. Lô giao nhiều chuyến cần được xác nhận theo từng đợt. Cách ghi này giúp hai bên đối chiếu tổng số lượng, tránh bỏ sót kiện hàng hoặc tính trùng.

Bước 7: Đối soát và hoàn thiện hồ sơ giao dịch

Hai bên cần đối soát số lượng, tiền thanh toán và hồ sơ để xác định giao dịch đã hoàn thành đến đâu. Việc đối soát cuối cùng giúp giải quyết phần chênh lệch còn lại. Doanh nghiệp nên kiểm tra tổng hàng đã giao, số tiền đã nhận, khoản còn phải trả và nghĩa vụ chưa thực hiện.

Mỗi tài liệu xác nhận một khía cạnh khác nhau của giao dịch:

Hóa đơn cần được xử lý theo quy định hiện hành, không theo cách gọi “thanh lý”. Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 quy định nguyên tắc lập hóa đơn điện tử khi bán hàng, cùng các trường hợp ngoại lệ; hợp đồng và biên bản bàn giao không thay thế hóa đơn.

Doanh nghiệp cần cập nhật xuất kho và lưu hồ sơ sau giao dịch. Người phụ trách cũng nên xác định đầu mối tiếp nhận khiếu nại nếu phát sinh vấn đề sau bàn giao.

Quy trình thu mua hàng tồn kho rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng bán, số tiền thu hồi và trách nhiệm của mỗi bên. Nếu công ty có lô hàng cần thanh lý, bạn có thể gửi danh sách, số lượng, ảnh, hạn dùng và vị trí kho qua ThuMuaHangTonKho.com.vn hoặc hotline 0981.139.626 để được trao đổi về khả năng tiếp nhận và phương án phù hợp